Modification Service d'archives - ISDIAH

"Enregistrer le code numérique ou alpha-numérique identifiant l'institution de conservation conformément aux normes internationales et nationales pertinentes." (ISDIAH 5.1.1)

"Enregistrer la forme autorisée du nom de l'institution de conservation. Ajouter si nécessaire les qualificatifs appropriés (par exemples dates, lieu géographique, etc.). Spécifier séparément dans l'élément Règles et/ou conventions (5.6.3) les règles employées pour cet élément." (ISDIAH 5.1.2)

"Objectif : Indiquer les différentes formes sous lesquelles on peut rencontrer la forme autorisée du nom d'une institution de conservation, dans d'autres langues ou écriture(s). Règle: Enregistrer la(les) forme(s) parallèle(s) du nom de l'institution de conservation conformément aux conventions ou règles nationales ou internationales pertinentes en usage dans le service qui crée la description, en y introduisant tous les sous-éléments ou tous les qualificatifs requis par ces conventions ou règles. Mentionner dans l'élément Règles et/ou conventions (5.6.3) les règles employées." (ISDIAH 5.1.3)

"Enregistrer les autres noms sous lesquels l’institution de conservation peut être connue, tels que par exemple d’autres formes du même nom, des acronymes, d’autres noms institutionnels, ou des changements de noms dans le temps, y compris les dates associées à ces changements, si possible." (ISDIAH 5.1.4)

Enregistrer le type d'institution (ISDIAH 5.1.5). Sélectionner autant de types que nécessaire dans le menu déroulant ; ces valeurs sont récupérées du référentiel des Types d'institutions.

"Enregistrer toute information pertinente sur l’histoire de l’institution de conservation. Cet élément peut inclure des informations sur les dates d’établissement, les changements de noms, les changements d’attributions ou sur tout autre texte de référence à l’origine des responsabilités de l’institution de conservation." (ISDIAH 5.3.1)

"Identifier la zone géographique à laquelle appartient l'institution de conservation. Enregistrer toute autre information pertinente sur le contexte culturel de l'institution de conservation." (ISDIAH 5.3.2)

"Enregistrer tout document, loi, décret, directive ou charte, qui est à l’origine des pouvoirs, des fonctions et des responsabilités de l’institution de conservation, ainsi que les informations sur la (les) juridiction(s) compétente(s) et les dates d’exercice ou de modification de ses attributions." (ISDIAH 5.3.3)

"Décrire la structure administrative courante de l'institution de conservation et/ou la représenter en utilisant des organigrammes." (ISDIAH 5.3.4)

"Enregistrer des informations sur les politiques de gestion des archives courantes et intermédiaires et de collecte de l'institution de conservation. Définir l'objet et la nature des documents acquis par l'institution. Indiquer si l'institution cherche à acquérir les documents par versement, par don, par achat et/ou par prêt. Si la politique de collecte comprend une enquête active et/ou un travail de sauvetage, cela doit être indiqué explicitement." (ISDIAH 5.3.5)

"Enregistrer des informations sur le(s) bâtiment(s) de l'institution de conservation (caractéristiques générales et architecturales du bâtiment, zones et capacités de stockage, etc.). Fournir tous les détails importants qui peuvent être utilisés pour produire des statistiques." (ISDIAH 5.3.6)

"Enregistrer une brève description des collections de l'institution de conservation, indiquant comment et quand elles ont été formées. Fournir des informations sur le volume des collections, les formats de médias, les thématiques abordées, etc." (ISDIAH 5.3.7)

"Enregistrer le titre et d'autres informations utiles sur les instruments de recherche et guides publiés et/ou non publiés préparés par l'institution de conservation et sur toute autre publication pertinente. Utiliser la norme ISO 690 : Information et documentation - Références bibliographiques - Contenu, forme et structure, et d'autres règles de catalogages nationales ou internationales." (ISDIAH 5.3.8)

"Enregistrer les heures d'ouverture, les congés annuels, les vacances et les jours fériés de l'institution de conservation, ainsi que toute autre date de fermeture prévue. Enregistrer les horaires de disponibilité et/ou de délivrance de services (par exemple, espaces d'exposition, services de référence, etc.)." (ISDIAH 5.4.1)

"Décrire les règles d'accès, y compris toute restriction et/ou règle pour l'utilisation de documents et des services. Enregistrer les informations sur l'inscription, les rendez-vous, les tickets de lecteurs, les lettres d'introduction, les tarifs d'admission, etc. Le cas échéant, mentionner la législation pertinente." (ISDIAH 5.4.2)

"Enregistrer des informations sur l'itinéraire vers l'institution de conservation et des renseignements pour les usagers ayant un handicap, y compris les caractéristiques du bâtiment, les équipements spécialisés, les parkings ou les ascenseurs." (ISDIAH 5.4.3)

"Enregistrer des informations sur les services offerts sur place par l’institution de conservation, tels que les langues parlées par le personnel, les salles de recherche et de consultation, les services de renseignements, les bibliothèques internes, les salles de consultation de cartes et plans, de microformes, les salles audiovisuelles, informatiques, etc. Enregistrer également toute information pertinente sur les services de recherche, tels que les recherches effectuées par l’institution de conservation et les tarifs applicables le cas échéant." (ISDIAH 5.5.1)

"Enregistrer les informations sur les services de reproduction offerts au public (microfilms, photocopies, photographies, copies numériques). Spécifier les conditions générales et les restrictions de ces services, y compris les tarifs applicables et les règles de publication des reproductions." (ISDIAH 5.5.2)

"Enregistrer les informations sur les espaces publics disponibles (expositions permanentes ou temporaires, accès Internet gratuit ou payant, distributeurs automatiques, cafétérias, restaurants, boutiques, etc.)." (ISDIAH 5.5.3)

"Enregistrer un seul identifiant de la description, conformément aux conventions locales et/ou nationales. Si la description doit faire l'objet d'une utilisation internationale, enregistrer le code du pays dans lequel la notice a été établie, en utilisant la dernière version de la norme ISO 3166 : Codes pour la représentation des noms de pays. Lorsque l'auteur de la description est un organisme international, donner le numéro d'identification de l'organisme à la place du code du pays." (ISDIAH 5.6.1)

"Enregistrer de manière complète, la forme autorisée du nom de chacun des services responsables de l'élaboration, des modifications ou de la diffusion de la description, ou bien indiquer un code d'identification de ces services, conformément aux règles nationales ou internationales d'identification des services." (ISDIAH 5.6.2)

"Enregistrer le nom et, lorsque cela est nécessaire, les éditions et les dates de publication, des règles ou des conventions appliquées. Spécifier séparément quelles règles ont été appliquées pour la création de la (les) Forme(s) autorisée(s) du nom. Indiquer les références des différents systèmes de datation utilisés pour identifier les dates dans la description (par exemple ISO 8601)." (ISDIAH 5.6.3)

L'objectif de ce champ est d'"indiquer à l'utilisateur le niveau d'élaboration de la description." (ISDIAH 5.6.4). Sélectionner "Version finale", "Révision" ou "Brouillon" dans le menu déroulant.

Sélectionner "Notice complète", "Notice moyenne" ou "Notice élémentaire" dans le menu déroulant. "En l'absence de règles nationales, on considérera que le niveau élémentaire correspond aux descriptions pour lesquelles seuls les trois éléments retenus comme essentiels par la norme ISDIAH sont renseignés (voir 4.7), et que les notices complètes sont celles pour lesquelles tous les éléments pertinents de la norme ISDIAH sont renseignés." (ISDIAH 5.6.5)

"Enregistrer la date à laquelle la description a été créée et les dates des différentes révisions." (ISDIAH 5.6.6)

Sélectionner la(les) langue(s) de la notice dans le menu déroulant ; saisir les premières lettres pour réduire la liste des choix. (ISDIAH 5.6.7)

Sélectionner le(s) code(s) d'écriture dans le menu déroulant ; saisir les premières lettres pour réduire la liste des choix. (ISDIAH 5.6.7)

"Enregistrer les sources consultées pour l'élaboration de la description de l'institution de conservation." (ISDIAH 5.6.8)

"Enregistrer les informations pertinentes sur la création et la mise à jour de la description." (ISDIAH 5.6.9)

Rechercher un terme existant dans le référentiel des thématiques en saisissant les premiers caractères du nom. Ceci devrait être utilisé pour identifier des domaines majeurs des fonds.

Rechercher un terme existant dans le référentiel des noms de lieux en saisissant les premiers caractères du nom.